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做好活动要制定关键任务时间表

发布时间:2015/12/06 行业资讯 标签:活动浏览:771

做好活动要制定关键任务时间表
活动的组委会必须坚持既定的方针。如果花上两个月的时间去敲定一件事情,那将会导致活动的管理效率低下。你可花上数小时设计一份有创意的邀请函,但如果这份邀请函没能及时打印出来以致错过了寄出的最后的期限,后果将不堪设想。所以,一旦你决定承担某项活动,接下来你就应当立即制定关键任务时间表。
  在制定关键任务时间表之初,你应当在日历上确认活动举办的时间,然后从那天开始向前排出每天应当做的事情。有不少差点弄砸活动的可怕故事:在一次筹款活动中,活动计划和标志都在最后作了临时改动,而且差点没有及时送到。在另外一次活动中,计划书都已经分发之后,计划书的插图才送达。还有一次,一批T恤衫由于刚刚将标志印上去,以至于装这些T恤衫的箱子到场打开时还冒着热气。这些失误都给参加活动的客人留下了组织混乱的印象。而这些失误和差点酿成大祸的事例正是由于计划不当和协调不力造成的。在筹备活动的整个过程中,你应当严格地执行每个时间段的安排,否则就容易导致多米诺骨牌效应。让人吃惊的是,有时一件看似微不足道的小事竟会对活动产生重大的影响。在一次筹款活动中,工作人员居然在活动开始前几分钟还在对座位的安排进行调整,以至于到后来他们完全没有时间再检查一遍,导致出现了令人尴尬的错误:一张桌子被同时分配给了两家公司,当工作人员忙着额外再去寻找一张桌子时,客人们只得站在一旁等待。糟糕的是,由于没有多余的桌布以及中央装饰品,最后增加的那张桌子放在那里和其他桌子显得极不协调,所以又只得将他撤下来。因为是在最后一刻接到了位置调整的指令,所以工作人员没能留出足够的时间检查重新安排的情况。你的目标是要在方案实施的前一天将所有事情完成定下来,好让每个相关人员有时间检查关键时刻的各种细节。你应该让每一个工作人员在活动开始的那一天处于精神饱满的最佳状态。
  拿出你所有的合同,确保所有的重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分。同时你应当格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期。在这些最后期限之前,你可改变参加人数(人员损耗)和取消整个活动(安排取消)而不会招致不良后果。通常,你可以在一定时间之前减少原定的用餐客人数量,或者减少原定的客户预订量而不会产生任何费用。一定要将最后期限和检查的时间考虑在内。给你自己留出充足的时间作出明智的决定。如果你错过了来宾人数变更日期,错过了减少原有客人数量的机会,那么这个错误将会使你付出昂贵的代价,因为你将不得不按原先合同上所确定的客人数和客户数量付费。
  在活动进行过程中,你还要继续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划,应确保这些表格清单没有任何遗漏。给每件事情都加以简单说明,比方说由谁具体负责,最后期限是哪一天。要给自己留出足够的时间不慌不忙地做好的你的关键任务时间表。

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